Externalisation : L'externalisation est-elle indispensable?

Si l'informatique est devenue incontournable pour de nombreuses entreprises, quelle que soit leur taille, il faut dire qu'elle pose également une autre problématique : la gestion du Système d'Information (SI). La gestion du système d'information est une information importante, en ce qui concerne le développement de logiciels et d'applications, les infrastructures réseaux, etc. Si certaines entreprises parviennent à gérer efficacement leur système d'information en interne, pour d'autres il est plus approprié de envisager l'externalisation. L'externalisation du SI apporte certains avantages.

Externalisation et externalisation, des concepts qui se complètent

Nous avons tendance à confondre externalisation et externalisation. Cependant, ce sont deux notions à distinguer. En pratique, en parlant d'informatique et de systèmes d'information, l'externalisation est le processus qui conduit à l'externalisation. Quant à l'externalisation, elle consiste, pour une entreprise, à confier la gestion et l'exploitation de tout ou partie de son parc informatique à un prestataire extérieur, c'est-à-dire à une société tierce spécialisée dans ce domaine.

En résumé, l'externalisation est simplement l'externalisation de tout ou partie du SI de l'entreprise. Le périmètre d'intervention du prestataire externe dépend alors du niveau de maturité de l'entreprise qui recourt à la sous-traitance. Cela peut aller de la surveillance du réseau à la maintenance des bases de données, en intégrant également la mise à disposition de serveurs virtuels, l'hébergement d'applications et la sauvegarde des données.

Il existe différentes formes d'externalisation. Si l'externalisation globale et l'externalisation partielle sont les plus connues, il faut également noter l'existence d'externalisations applicatives. Cette forme d'externalisation implique que la société tierce soit responsable du développement et de la maintenance d'une ou plusieurs applications. A ces trois formes s'ajoutent l'externalisation opérationnelle (hébergement, fourniture d'équipements, etc.) et l'externalisation des processus métiers (BPO).

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Les avantages économiques de l'externalisation

Le principal avantage de l'externalisation de tout ou partie du SI d'une entreprise est économique. En effet, il existe des scénarios où dédier certaines tâches techniques à un employé interne peut avoir un impact financier important. Ce constat est encore plus vrai lorsqu'il s'agit de tâches informatiques, qui nécessitent généralement des compétences techniques et de la réactivité. Dans une telle configuration, l'externalisation s'impose comme LA solution par excellence. Un contrat de maintenance est moins cher qu'un salaire mensuel sans garantie de rentabilité.

Mieux encore, l'externalisation du SI s'opère naturellement lorsqu'il n'existe pas de capacités internes pour gérer les tâches liées au bon fonctionnement et à la sécurité du SI. Il vous permet de faire appel à un spécialiste du domaine, plus à même de pallier votre manque de compétences internes et d'apporter des solutions efficaces aux problèmes existants. Vous éliminez ainsi tout risque associé à l'exécution de ces tâches par une personne aux capacités limitées et dont l'intervention pourrait avoir des conséquences économiques irréparables pour l'organisation.

L'externalisation favorise également l'optimisation des coûts, grâce aux leviers qu'elle peut mettre en œuvre :

– l'utilisation du cloud computing qui vous fait économiser des dépenses dans l'achat et la maintenance des infrastructures informatiques, – une assistance régulière sur le matériel qui permet les mises à jour et l'efficacité du matériel dans le temps, – la réduction des risques de panne technique et des dépenses engagées pour le réparation des dommages causés.

Autant d'éléments qui reflètent les économies que vous pouvez réaliser en externalisant votre SI. Cependant, l'aspect économique n'est pas le seul avantage de l'externalisation.

L'externalisation, un avantage opérationnel

Lorsque les employés doivent gérer des tâches informatiques ou des tâches liées à l'efficacité du SI, ils s'éloignent de leur cœur de métier et diminuent leur efficacité. De même, cette manière de procéder permet d'identifier diverses incohérences au sein de l'entreprise. Avec l'externalisation, en revanche, vous avez des collaborateurs concernés et concentrés sur leur cœur de métier.

En consacrant leur temps à leur cœur de métier, ils créent de la valeur ajoutée pour l'entreprise et optimisent leur expérience. Vue sous cet angle, l'externalisation s'avère être une solution efficace d'un point de vue opérationnel. Elle favorise l'efficacité et l'épanouissement de chacun dans son domaine. Les affaires iront mieux. En effet, l'externalisation permet d'augmenter considérablement la productivité.

Un moyen d'optimiser la sécurité des données

Au-delà des aspects économiques et opérationnels, l'externalisation vise également à protéger les données. Cela est possible en choisissant une solution d'hébergement adaptée. Les données sensibles sont souvent stockées dans des centres de données. Or, les data centers garantissent des espaces de stockage avec une sécurité renforcée, ce qui permet de prévenir et de se prémunir contre les actes de malveillance. En ce sens, les entreprises d'externalisation disposent de l'infrastructure nécessaire.

Outre la disponibilité de matériaux et d'équipements performants, ce sont les compétences techniques et l'expérience des entreprises sous-traitantes qui font la différence. C'est au profit de ces éléments qu'ils parviennent à sécuriser les informations qui leur sont confiées par les TPE, PME et grandes entreprises. Même en cas de problème technique sur les espaces de stockage, les sauvegardes de données effectuées au préalable permettent de disposer du SI.

En pratique, les sociétés d'externalisation établissent un système de surveillance pour détecter d'éventuelles menaces. De même, ils adoptent les meilleures pratiques liées à leur secteur d'activité, assurant du même coup la maintenance continue des logiciels et matériels sous leur responsabilité. C'est grâce à ce sens de l'anticipation et à cette discipline organisationnelle qu'ils parviennent à garantir la sécurité de vos données et la confidentialité des informations que vous leur confiez.

Critères de choix d'un prestataire d'externalisation

Pour bénéficier de tous ces avantages, il ne tient qu'à vous de bien choisir votre société de sous-traitance. Pour ce faire, faites votre choix en fonction des critères suivants :

– la cohérence entre les prestations proposées par la société d'infogérance et les besoins réels de votre SI, – les services complémentaires proposés par la société d'infogérance, – la comparaison des tarifs appliqués par différentes sociétés tierces en fonction de la tâche que vous souhaitez confier à eux et éventuellement des prestations complémentaires proposées, – la légitimité du prestataire à gérer une telle mission.

Bien que compliquée, l'externalisation de la gestion du SI est souvent nécessaire. Vous pourriez également trouver le fournisseur de services idéal à cet effet.

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